Vanskelige samtaler er jo ikke bare vanskelige for ledere!

I det siste har jeg fordypet meg litt i temaet 'vanskelige samtaler'. Dette er noe de aller fleste ledere synes er - ja, nettopp - vanskelig! Kanskje noe av det vanskeligste ved å være leder.

Og det er jeg hjertens enig i! Det er ikke rent få ganger jeg har kviet meg - og utsatt - samtaler jeg burde tatt, både i privaten og som leder.

Vi vet jo at det å være gode på å gi tilbakemeldinger og feedback er viktig, blant annet for læring og utvikling. Aller helst bør ALLE være gode på dette, ikke bare ledere.

Selv om feedback er viktig, kan det være lurt å ha noen kjøreregler på hvordan dere ønsker å gjøre dette. Slik at det ikke blir 'for mye av det gode' - og det heller skapes utrygghet.

Det finnes flere råd om vanskelige samtaler der ute.

I 'Lederpodden' snakker de to legene Fossli Jensen og Mjåland om hvordan man bør gå frem for å gi tilbakemeldinger. I deres kontekst helst kjipe tilbakemeldinger relatert til helse, men lett overførbart til generell ledelse.

De snakker om at man bør gi mulighet til å forberede seg for den som skal motta tilbakemelding. For eksempel ved å si 'jeg har en dårlig nyhet' - for så å gi en tydelig tilbakemelding - uten å sminke den inn. De minner om at sandwich-metoden er UT. Altså den der du sier noe bra - noe dårlig - noe bra. Bare si det som er. 

Og så må du VENTE! Da får den andre mulighet til å prosessere før dere går videre og kan bli konstruktive. Da vil de si hva som er viktig for dem. Dermed vil du unngå å tolke hva den andre trenger ut fra dine egne følelser - noe du gjerne gjør hvis du starter med 'å bable'. (Shit, den kjente jeg igjen! ;)

Når det gjelder tilbakemeldinger kommer også dette med balanse inn. Ærlig, men likevel kjærlig. Modig og menneskelig. Empatisk, men uten å få 'empatitt' - som de to legene kaller det! ;)

Forresten synes jeg orlogskaptein Stein fra Innovative team sin regel for tilbakemeldinger er smart; sann, nyttig og til rett tid. Henvis til din opplevelse av en spesifikk situasjon. Ikke si det hvis det ikke er relevant for det dere skal oppnå. Noen ganger kan det være greit å avvente en konstruktiv tilbakemelding til situasjonen har roet seg, men du bør helst ikke vente for lenge heller.

Heldigvis er de nevnte legene også innom mine kjepphester anerkjennelse og validering av andres opplevelser og følelser. Det å være klar over at den følelsen du ser ikke nødvendigvis er den primære synes jeg er nyttig å kjenne til. Selv om noen viser sinne kan den egentlige følelsen være at de ble lei seg. Her kommer empatien inn, forsøk å forstå hva som skjer hos den andre. Bruk litt tid på å finne det ut.

Så er det søren ikke lett å motta vanskelige tilbakemeldinger heller. Vanskelige samtaler er jo ikke bare vanskelige for ledere.

Det er ikke så enkelt å være den som får vite at en mister jobben, blir permittert eller har gjort et dårlig stykke arbeid. Derfor er det viktig å få lov til å reagere - og etter hvert respondere, før det kreves å gå videre til å snakke løsning.

Den som mottar en beskjed må selvsagt også tenke på hvordan de responderer. Hvis lederen gir en tilbakemelding som er kjip - ja, så gi uttrykk for det. Blir du lei deg eller redd, si det. Det er best å si hvordan du EGENTLIG opplever det. Det krever mot å vise sårbarhet. Men det er ikke så lett for feks en leder å gi deg forståelse/anerkjennelse av følelsen din hvis du gir uttrykk for noe annet enn det du egentlig føler. Da vil leder antagelig ikke forstå hva du trenger.

Forresten er det ikke bare ledere som kan ønske å ta en vanskelig samtale. Det er ikke enkelt å be om en samtale for å gi sin leder en negativ tilbakemelding. Her slår frykt ofte inn; for å miste goodwill, plassen sin, muligheter, ikke bli likt osv.

Så kan jo den samme oppskriften på å gi vanskelige tilbakemeldinger også virke for deg som ønsker å gi en tilbakemelding oppover. Men ansatte får sjelden tilbud om samme type opplæring rundt vanskelige samtaler som ledere gjerne kan få.

Jeg våger konkludere med at vanskelige samtaler ikke bare er vanskelige for ledere.

Derfor sikkert heller ikke så dumt å snakke sammen om kultur for tilbakemeldinger med alle ansatte - ikke bare ledere. 

Hilsen Stine

Hvis du skulle ønske deg en enkel metode for å få satt (u)ønsket atferd på agendaen i teamet, sjekk denne lenka:

www.slagplan-as.no/spgr